Konvertering av kontoplan
I e-conomic kan man enkelt konvertera kontoplanen i ett företag till en ny kontoplan. En förutsättning är att den nya kontoplan man vill använda finns i form av en standardinställning eller finns använd i ett befintligt företag.
Här följer en steg för steg instruktion om hur du går tillväga.
- Logga in i det företag som du vill konvertera kontoplanen i
- Klicka Inställningar > Systeminställning > Standardinställning.
- Klicka på
kontoplanskonvertering för den standardinställning eller det företag som innehåller kontoplanen som du vill konvertera till.
Starta kontoplanskonverteringen
Nu visas mappningsschemat där du ser den befintliga kontoplanen till vänster och den nya kontoplanen till höger.
- Börja med att ange ett namn på ditt konverteringsschema så sparas konverteringen som en mall vilken kan användas nästa gång du skall utföra en konvertering mellan liknande kontoplaner.
- Koppla därefter dina befintliga momskoder till de momskoder som finns i den nya kontoplanen. Du måste koppla samtliga befintliga momskoder mot de nya, men flera befintliga koder kan kopplas mot en och samma kod i den nya uppsättningen.
- Ifall det är många konton kan du även klicka på Filter setup. Där finns funktioner som hjälper till att filtrera den nya kontoplanen så att endast konton med samma typ som befintliga konton visas. Exempelvis kan man välja att filtrera så att endast balanskonton visas i den nya kontoplanen när ett balanskonto behandlas i den befintliga kontoplanen, eller så att kontona i den nya kontoplanen endast visas så länge de inte redan använts.
Vi rekommenderar att du inledningsvis använder samtliga filter utom mappning av momskoder för att kanske på slutet inte använda några filter alls.
När du valt vilka filter du vill använda kan du klicka på Filter setup igen så döljs listan.
- Nu kan du börja själva konverteringen. Det gör du genom att fylla i de kontonummer som skall användas för respektive befintligt konto i de fält som anges vid kontona.
Notera följande viktiga information
- Du kan fylla i kontona helt med hjälp av muspekaren. Du markerar ett kontonummerfält till vänster och markerar därefter kontona till höger. Då kommer kontonumret att att fyllas i och markören flyttas automatiskt till nästa fält.
- Du kan koppla flera befintliga konton mot ett konto i den nya kontoplanen.
- Om ett konto som du vill använda saknas i den nya kontoplanen kan du skriva in det nummer som skall användas. Då kommer namnet från det befintliga kontot att användas och det nummer du manuellt angivit. Du kan dock inte använda samma "icke-existerande" konto för mer än ett befintligt konto.
- Endast konton som använts visas i listan över existerande konton. Övriga konton kommer att tas bort.
- När du fyllt i samtliga konton klickar du på knappen Execute !!! så genomförs konverteringen.