Skapa betalningar och bankfil

I e-conomic kan du generera betalningsfiler till din internetbank från systemets leverantörsreskontra/kassaböcker.
För att kunna göra det, krävs att du göra vissa inställningar i e-conomic. Här beskrivs hur du går tillväga.

För att använda dig av Betalningsmodulen och kunna skicka filer till banken, måste ditt företag vara anslutet till BankGirot. Vill du använda dig av Betalningsmodulen utan att skicka betalningsfil behöver företaget inte vara anslutet till BankGirot.

Generera betalningsfiler

Innan du börjar generera betalningsfiler måste du:

• Lägga upp ett Bankgironummer
  
• Komplettera Leverantörsinformationen
  

Nedan beskrivs hur du går tillväga

För att kunna genomföra betalningarna måste du ange vilket konto som du vill att dina leverantörsbetalningar ska dras ifrån. Du skapar ett nytt konto så här:

• Klicka på Betalningar på flikmenyn Bokföring.
• Klicka på Bankkonton.
• Klicka på Nytt bankkonto.
  
  

Ange det kontonummer som ska användas för betalningarna samt, gironummer och bank.

Här är de obligatoriska fälten:

• Kontonr: Kontot i kontoplanen som du vill att betalningarna ska dras ifrån.
• Gironr: Företagets BankGironummer.
• Bank: BankGirot.
  

Här är de frivilliga fälten:

• Reg.nr: Företagets orgnr.
• SWIFT/BIC-kod: Företagets Swift/Bic-kod.
• IBAN-nr: Företagets IBAN- nummer.
• Avtalsnr: Ditt avtalsnummer hos bankgirocentralen.

För att du ska kunna skapa betalningsfiler måste du välja Betalningstyp på dina leverantörer.
Lägger du upp en ny leverantör fyller du i all information som vanligt och kompletterar med betalningstyp och bankgironummer.
Har du redan ett leverantörsregister klickar du på redigera på raden för leverantören.
I rutan Betalningstyp fyller du i betalningstyp och leverantörens bankgironummer.
Klicka på OK.

Fyll i rutorna Betalningstyp och BankGironr i din Leverantörsöversikt

För att du ska kunna skapa betalningsfiler så måste du först registrera en leverantörsfaktura.
Du går in på Flikmenyn Bokföring och Leverantörsfakturor.
Du registrerar den nya leverantörsfakturan som vanligt.

Registrera leverantörsfakturan och välj Betalningstyp.

Har du lagt in Betalningstyp i ditt leverantörsregister kommer Betalningstyp och Kontonummer att dyka upp automatiskt ifyllt.
Har du inte lagt in Betalningstyp på leverantören, kan du i rullistan välja Betalningstyp och mata in kontonumret manuellt. Detta kommer inte att sparas till nästa gång.
För att betalningen ska godkännas måste du fylla i OCR- numret. Klicka på OK
När du lagt in leverantörsfakturorna hamnar de automatiskt under Betalningar på fliken Bokföring.

Gå in på flikmenyn Bokföring och klicka på Betalningar i vänstermenyn.
Här ligger de betalningar som du tidigare registrerat i kassaboken.
Under Betalningar kan du välja att klicka på Ny sökning och söka efter betalningar för viss period, eller för viss leverantör eller leverantörsgrupp.

I den nedre delen av fönstret syns saldot för de verifikationer som ska gå för betalning, samt totaltsaldot för de öppna fakturor som finns på leverantören.

Du kan ändra Betalningstyp, BankGironr, OCR-rad, Belopp och Förfallodatum under Betalningar. Det gör du genom att klicka på redigera till höger om betalningen. I inmatningsfönstret kan du gå in och ändra felaktig information.


För att skapa betalfilen bockar du i rutan till höger om betalningen som du vill skicka. Klicka på symbolen Exportera valda betalningar.
Då kommer detta popup-fönster att dyka upp.

Observera! Att de inställningar du gör här sparas och används vid nästa export.

Klicka på OK

I nästa popup-fönster väljer du att ladda ner filen

Klicka på ladda ner fil och välj var i datorn du vill spara filen.

Du kan välja att spara filen till din hårdisk på datorn. Den sparas som .IN-fil.
Efter att du sparat filen till din dator kan du gå in på din Internetbank och ladda upp filen.

Transaktionerna som hamnat i Kassaboken går du som vanligt in och bokför när betalningen har registrerats på banken.

De exporterade betalningarna hamnar i vald kassabok där du kan gå in och bokföra dem.

Om du inte lyckas spara ner filen första gången kan du skapa en likadan fil. Gå på Betalningar och klicka på symbolen Visa exporterade betalningar.


Klicka på symbolen exporterade betalningar för att få fram de poster som gått för betalning tidigare

Här ligger alla dina tidigare exporterade betalningar. Alla betalningar som gått samtidigt kommer att ha samma Senast exportnummer.



De betalningar som gått för betalning samtidigt har samma senast exportnummer.

För att skapa en ny betalningsfil klickar du på siffran under Senaste exportnummer på raden för betalningen. När du klickar på siffran dyker ett pop-up fönster upp som frågar om du vill spara filen. Nu kan du spara filen på nytt till din dator.

Betalningsfilen kan bara skickas en gång till banken. Går den inte igenom kan du inte skicka samma fil en gång till. Det kan du även göra om du skulle ha glömt att exportera betalningarna till kassabok.
Välj betalningar i vänstermenyn. Klicka på symbolen Exporterade betalningar.

Välj de betalningar som ska skickas, OBS! Skapar du verifikationer flera gånger i kassaboken riskerar du att få dubbletter.

Du bockar i rutan för betalningen och klickar på Exportera valda betalningar en gång till. Observera! Att du bara ska skapa betalningsverifikationer i kassabok en gång.
OBS! Skapar du verifikationer flera gånger i kassaboken riskerar du att få dubbletter

Till toppen av sidan
Tillbaka till bokföring