Importera avtalsabonnenter
I e-conomic kan du som har tilläggsmodulen avtal importera ditt abonnentregister och spara många timmars arbete.
Data måste importeras till e-conomic i en CSV-fil (kommaseparerad fil). Läs mer om hur du sparar i CSV-formatet här. I program som Microsoft Excel kan dessa filer läsas direkt och posterna delas upp så att data infogas med korrekt formatering i ett Excel-blad.
Importerar avtalsabonnenter.
Följande uppgifter måste finnas med:
- Avtal Du måste ha lagt upp avtalet innan du importerar abonnenterna.
- Kundnamn Du måste ha lagt upp kunden i kundregistert innan du importerar abonnenterna.
- Startdatum Det datum som avtalsperioden börjar.
- Slutdatum Sista datumet i avtalsperioden.
- Registrerad den Datumet som kunden registrerades i e-conomic
Det är möjligt att importera ytterligare information som tex. förfallodatum för kundens abonnemang, rabatter och kommentarer.
Information om fälten
Observera att alla fält inte är obligatoriska.
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Kund | Ange kundnumret eller välj önskad kund genom att genom att klicka på ikonen ”…”. |
| Start-/Slutdatum | Start- och slutdatum för avtalsperioden. |
| Registrerad | Kundens registreringsdatum kommer upp som ett förslag, men det kan redigeras. |
| Förfall | Det datum då abonnemanget löper ut. |
| Rabatt/Rabatten förfaller | Rabatt i procent. Om flera artiklar är kopplade till abonnemanget tillämpas rabatten på alla artiklar som omfattas av avtalet. I rutan Rabatten förfaller anger du vid behov det datum abonnemangets rabatt förfaller. |
| Specialpris | Det här priset väljs istället för priset i artikellistan varje gång kunden faktureras. Om flera artiklar är kopplade till abonnemanget gäller specialpriset samtliga artiklar. Observera att detta specialpris ersätter eventuella specialpriser som angavs när artiklarna kopplades till abonnemangstypen. |
| Kvantitetsfaktor | Om abonnemangstypen gäller 5 enheter och kunden vill ha 15 stycken anger du 3. |
| Index | Om du vill uppatera index anger du det här. |
| Extra text | Vill du ha en extra text på kundens faktura anger du den här |
| Kommentarer | Information om kunden eller abonnemanget för internt bruk. |
| Avdelning | Ska försäljningen registreras mot en avdelning anger du avdelningen här. Tänk på att du måste ha lagt upp avdelningen i e-conomic innan du importerar abonnenterna |
| Projekt | Ska försäljningen registreras mot ett projekt anger du projektet här.Tänk på att du måste ha lagt upp projektet i e-conomic innan du importerar abonnenterna |
Så här importerar du data:
- Klicka på Fakturering > Avtal.
- I menyraden klickar du på Läs in abonnenter.
- I dialogrutan Läs in Abonnenter, klickar du på Bläddra.
- Välj den CSV-fil du vill läsa in och klicka på Öppna.
- I dialogrutan Importera abonnenter klickar du på Läs in fil. (Inläsningen kan ta en stund
beroende på hur stor listan är).
Välj inställningar och importera data
- Mall Första gången du importerar data kan du bara välja ”Spara som ny”. När du har skapat fler mallar kan du välja dem i listrutan och återanvända mallinställningar.
- Namn på ny I det här fältet anger du ett namn på mallen.
- Hoppa över rader Du kan inte importera t.ex. kolumnrubriker eller inledande text i filen. Med den här funktionen kan du därför ange antal rader (räknat från filens början) som du vill hoppa över när du läser in data.
- Källfil Här kan du se din fil. Matcha kolumnerna från din källfil (överst) med kolumnerna i inläsningsgränssnittet i e-conomic.
- Läs in Här väljer du inställningarna för datainläsningen. Informationen som är markerad i fetstil (kundnummer, kundgrupp osv.) är obligatorisk. Övrig information är valfri. Till höger om varje uppgift finns ett frågetecken som ger mer information.
- Läs in från: För varje uppgiftstyp måste du välja var du ska läsa in från källfilen.
Du kan välja mellan Ingen, Fast värde eller Kolumn.
Välj Ingen om du inte vill läsa in någon information.
Välj Fast värde om du vill läsa in samma värde för den inlästa information. Om alla kunder t.ex. ska kopplas till samma avtal väljer du avtalet i listan.
Välj Kolumn för att ange kolumnnummer för den inlästa informationen i källfilen.
När du väljer inställningar ser du att data från källfilen kopieras till fälten under Läs in.
När alla inställningar är valda klickar du på Importera data. Abonnenterna importeras nu till rätt avtal i avtalsmodulen.