Importera kontaktpersoner
Importera kontaktpersoner till kundregistret
I e-conomic kan du importera dina kontaktpersoner och spara många timmars arbete.
Data måste importeras till e-conomic i en CSV-fil (kommaseparerad fil). Läs mer om hur du sparar i CSV-formatet här.
I program som Microsoft Excel kan dessa filer läsas direkt och posterna delas upp så att data infogas med korrekt formatering i ett Excel-blad.
För att kunna importera dina kontaktpersoner måste du först lägga till dina kunder i ditt kundregister.
Följande uppgifter kan du få med vid inläsning:
Observera! Uppgifter markerade med fetstil är tvingande.
- Kunder Du måste ha lagt upp ditt kundregister innan du importerar kontaktpersonerna.
- Kundnummer Kundens nummer i e-conomic måste finnas med i filen.
- Kundnamn Namnet på kontaktpersonen.
- E-post E-postadress till kontaktperonen
- Telefonnummer Telefonnummer till kontaktpersonen
- Notering Eventuell notering på kontaktpersonen
- Externt ID Om kontaktpersonen ska kunna ta emot e-fakturor i OIOXML-format.
- Ta emot offert Om kontaktpersonen ska få en e-post kopia av offerter
- Ta emot order Om kontaktpersonen ska få en e-post kopia av order
- Ta emot faktura Om kontaktpersonen ska få en e-post kopia av fakturor
- Ta emot påminnelse Om kontaktpersonen ska få en e-post kopia av påminnelser
Så här importerar du data:
- Klicka på Fakturering > Kunder.
- I menyraden klickar du på Läs in kontakter.
- I dialogrutan Läs in kontakter, klickar du på Bläddra.
- Välj den CSV-fil du vill läsa in och klicka på Öppna.
- I dialogrutan Importera kontakter klickar du på Läs in fil. (Inläsningen kan ta en stund
beroende på hur stor listan är).
Välj inställningar och importera data
- Mall Första gången du importerar data kan du bara välja ”Spara som ny”. När du har skapat fler mallar kan du välja dem i listrutan och återanvända mallinställningar.
- Namn på ny I det här fältet anger du ett namn på mallen.
- Hoppa över rader Du kan inte importera t.ex. kolumnrubriker eller inledande text i filen. Med den här funktionen kan du därför ange antal rader (räknat från filens början) som du vill hoppa över när du läser in data.
- Källfil Här kan du se din fil. Matcha kolumnerna från din källfil (överst) med kolumnerna i inläsningsgränssnittet i e-conomic.
- Läs in Här väljer du inställningarna för datainläsningen. Informationen som är markerad i fetstil (kundnummer, kundgrupp osv.) är obligatorisk. Övrig information är valfri. Till höger om varje uppgift finns ett frågetecken som ger mer information.
- Läs in från: För varje uppgiftstyp måste du välja var du ska läsa in från källfilen.
Du kan välja mellan Ingen, Fast värde eller Kolumn.
Välj Ingen om du inte vill läsa in någon information.
Välj Fast värde om du t.ex. vill att alla dina kontaktpersoner ska få en kopia på fakturan.
Välj Kolumn för att ange kolumnnummer för den inlästa informationen i källfilen.
När du väljer inställningar ser du att data från källfilen kopieras till fälten under Läs in.
När alla inställningar är valda klickar du på Importera data.