Detta avsnitt avser beskriva hur en typisk installation av e-conomic ofta genomförs. Genomgången förutsätter ett antal parametrar enligt följande:

1. Avtalsintäkten periodiseras inte
2. Kunderna har standardiserade eller kundspecifika priser som inte indexuppräknas.
3. Intäkterna från avtalen är inte att hänföra till lager eller projekt.

Guiden omfattar 5 steg och när du genomfört dem är du klar att fakturera dina avtal.

Kundregistret påverkas inte på något speciellt sätt av att projekt och tidmodulen är driftssatt. Därför finns det inga särskilda hänsyn att ta utan importera kundregistret som vanligt eller lägg in posterna manuellt.

För att kunna fakturera avtalsintäkter, behöver du en artikel kopplad till en artikelgrupp. Har du övriga intäkter som du fakturerar på annat sätt kan det vara klokt att lägga avtalsintäkterna i en separat grupp med ett separat intäktskonto.

Börja med att lägga upp artikelgruppen. Gruppen ska ges nummer, namn och Konto, pågående momspliktigt / momsbefriat.

Du kan exempelvis skapa gruppen såhär:

Kontona syftar bara till att ge en fingervisning om vilken slags konto som kan vara rimligt att använda och utgår från baskontoplanen. I fråga om vilket konto som är lämpligt att använda i enskilda fall bör du rådfråga en revisor.

När du skapat artikelgruppen lägger du upp en artikel som du knyter till gruppen. Artikeln behöver ett nummer, ett namn och eventuellt en enhet som exempelvis mån(månad).

Har du olika typer av tjänster som faktureras via avtal så kan du lägga upp flera artiklar för att få omsättningsstatistik på de olika tjänsterna.

När artiklar och kunder är på plats lägger vi upp Avtalsmallarna.

Gör så här:

1. Klicka på Fakturering > Avtal
2. Klicka på Nytt avtal.
3. Redigera fälten och klicka på Ok.

• Fyll i nummer och namn - namnet kommer att visas på fakturan till kunden så välj ett namn som talar om vad tjänsten gäller.
• Ange ett intervall och bocka för kalenderår och proportionell. Då kommer första fakturan anpassas så att de följande fakturorna alltid går ut med hela månader / kvartal och liknande. Därmed blir även din faktureringsrutin så enkel som möjligt.
• Bocka för Visa namn som första artikelrad och Lägg till period efter namn så blir fakturan mot kund tydlig.

När du lagt upp dina avtalsmallar lägger du upp en avtalsartikel per avtalsmall. Gör så här:

1. Klicka på Fakturering > Avtal
2. Klicka på Koppla artiklar/tjänster.
3. Klicka på Ny artikel.
   1. Ange artikelnumret du registerade ovan
   2. Komplettera eventuellt artikeltexten med en längre beskrivning.
   3. Ange kvantitet - välj som följer:
      1. 1 för månadsvisa abonnemang där priset anges per månad
      2. 1 för kvartalsvisa abonnemang där priset anges per kvartal
      3. 3 för kvartalsvisa abonnemang där priset anges per månad
      4. 1 för årsvisa abonnemang där priset anges per år
      5. 12 för årsvisa abonnemang där priset anges per månad
   4. Lämna fältet Specialpris tomt.

Sist men inte minst skall abonnenterna läggas upp. Eftersom vi lämnade prisfältet tomt på artikelnivån kommer all prishantering bli per abonnent.

Gör så här:

1. Klicka på Fakturering > Avtal
2. Klicka på Visa abonnenter.
3. Klicka på Ny abonnent.
   1. Ange ett kundnummer
   2. Ange registreringsdatum och startdatum för avtalet - slutdatum anger slutdatum för fakturaperioden och räknas fram automatiskt.
   3. Ange specialpriset som det pris som abonnemanget kostar per fakturaenhet - det betyder mao att specialpriset kommer att multipliceras med det antal du angav på artikeln.
   4. Ange eventuellt en Extra text för order faktura om det är något du vill specificera för just denna abonnent på fakturan.
   5. Lämna övriga fält tomma.

När du nu lagt in dina avtal är det klart för att köra faktureringsrutinen. Sedan bokför du och skickar dina fakturor som vanligt

Tips: Du känner väl till tilläggstjänsterna för fakturahantering som e-conomics partner erbjuder helt integrerat och automatiserat!

Till toppen av sidan
Tillbaka till avtal