Med hjälp av den här modulen fördelar du företagets intäkter och utgifter, budget, omsättningsstatistik och saldon på avdelningsnivå så att du lättare kan bedöma de enskilda avdelningarnas lönsamhet. Du kan även bokföra alla typer av verifikationer mot två enheter och kvantiteter.

Så prenumererar du på modulen Dimensioner.

Innan du börjar måste du:

• Lägga till Avdelningar eller Fördelningsnycklar.
  
• Koppla avdelningar till kontoplan, artiklar mm.

(När du har valt tilläggsmodulen ser du en extra menypost på fliken Inställning, som heter Avdelningar.)

Så här lägger du till och redigerar avdelningar:

1. Klicka på Inställningar > Systeminställning > Avdelningar.
2. Klicka på Ny avdelning.
3. Ange önskat namn och nummer.
4. Klicka på OK.

Läs mer om fördelningsnycklar.

När du har lagt till en eller flera avdelningar och fördelningsnycklar kan du koppla dessa till de kostnader och intäkter som du vill fördela.

Så här kopplar du konton till avdelnings- eller fördelningsnycklar:

1. Klicka på Inställningar > Kontoplan.
2. Klicka på ikonen Redigera till höger.
3. Kryssa för Obligatorisk avdelning. På så vis kan du inte bokföra några verifikationer på kontot utan att ange en avdelning eller fördelningsnyckel. Du kan även ange en avdelnings- eller fördelningsnyckel som ska föreslås automatiskt när verifikationer bokförs på detta konto.
4. Klicka på OK.

Upprepa ovanstående steg tills alla berörda konton har kopplats till en avdelnings- eller fördelningsnyckel.

Kostnader och intäkter fördelas på olika avdelningar när du bokför kostnadsverifikationer och skapar kundfakturor.

När du bokför kostnader fördelar du dessa på avdelningar så här:

Kostnadsverifikationer bokförs i en kassabok under fliken Bokföring. Du fördelar kostnader på avdelningar när du bokför kostnadsverifikationer.

1. Klicka på fliken Bokföring och välj en kassabok.
2. Klicka på Ny post och fyll i fälten i inmatningsfönstret så här:

Information om fälten

Observera att alla fält inte är obligatoriska.

När verifikationerna är klara att bokföras klickar du på Bokför kassabok.

Observera att när verifikationerna har bokförts kan de inte tas bort.

När du bokför kundfakturor fördelar du intäkter på avdelningar så här:

1. Klicka på fliken Fakturering.
2. Klicka på Ny offert/order/faktura till höger om berörd kund i Kundöversikt.
3. I dialogrutan Ny väljer du Faktura och klickar sedan på Ok.
4. Klicka på Ny fakturarad och fyll i fälten i inmatningsfönstret:

Fält Åtgärd

• Artikelnr.: Klicka på ”Sök” och ange berörd artikel/tjänst.
• Beskrivning: Fältet fylls i automatiskt med det namn du angav när du skapade artikeln/tjänsten. Du kan skriva över texten i fältet.
• Kvant.: Ange kvantitet.
• Pris: Fältet fylls i automatiskt med det pris du angav när du skapade artikeln/tjänsten. Du kan skriva över priset i fältet.
• Enhet: Fältet fylls i automatiskt om du angav en enhet när du skapade artikeln/tjänsten.
• Avdelning: Välj rätt avdelning.
• Klicka på Ok.
  
  

Om du vill se fakturan innan du bokför och/eller skickar den klickar du på Visa faktura. Ett fakturautkast visas i PDF-format i ett separat fönster. Det står ”Utkast” på fakturan så länge den inte har bokförts. När fakturan är klar att bokföras och/eller skickas klickar du på Bokför faktura och väljer rätt inställningar i dialogrutan.

Observera att när en faktura är bokförd kan du inte ändra eller ta bort den.

Avdelningsbudgetar registreras i kontoplanen genom att budgetsiffror anges för de enskilda rörelse- och balansräkningskontona. Du kan även importera en budget för flera konton. Skriva ut budgeten eller ta ut en Saldobalansrapport där budgeten jämförs med utfallet.

Ekonomisk översikt

Se fliken Rapport för anvisningar om hur du skriver ut statistik om saldon, nyckeldata, budgeten, huvudboken och omsättningen för respektive avdelning.

När du vill skriva ut rapporter om avdelningar är det bara att markera den eller de avdelningar som du vill ha information om.

Till toppen på sidan
Tillbaka till inställningar