Fakturering | Projekt och tid

Projektfakturering baseras beroende på registrerad tid, körsträcka och kostnad.

Fakturera tid och kostnader i projekt

Du kan starta faktureringen från fler olika ställen i systemet. Vad som är smidigast beror på vilken roll du har och hur vilket arbetssätt ni tillämpar.

Som användartyp projektledare med rätt att fakturera

1. Klicka på Projekt > Pågående projekt
2. Klicka på Ny faktura
3. Välja faktura och klicka på Ok.

Som användartyp administratör/ superanvändare eller användare med full behörighet

1. Klicka på Fakturering
2. Klicka på Projektöversikt ovanför kundlistan, eller på respektive kundpost i listan.
3. Klicka på Ny faktura. Observera att de projekt som har upparbetad tid och kostnader markeras med blå färg på raderna.
4. Välja faktura och klicka på Ok.

Fakturan som skapas blir märkt med projektnummer. Projektnamnet anges som fakturarubrik och projektledaren blir fakturareferens. Övriga uppgifter hämtas från kundkortet. Kompletterande uppgifter från projektet som exempelvis beskrivning kan tillfogas fakturahuvudet via fakturalayouten.

För att överföra tid till fakturan gör du såhär:

1. Klicka på Överför tid.
   1. Välj de tidsregistreringar som ska faktureras.
   2. Kryssa för rutan för att överföra tidsregistreringarna till fakturan.
   3. Klicka på Överför tid.
2. Välj det artikelnummer som tidsregistreringarna ska överföras till. Artikelnumret är knutet till en grupp som i sin tur styr intäktskonteringen.
3. Välj radstruktur för fakturan
   1. Konsoliderat på en rad sammanför samtliga tidrapporter på en rad utan specifiktion av antal timmar eller pris per enhet.
   2. En rad per aktivitet/aktitivitetsgrupp/medarbetare/medarbetargrupp delar upp fakturan med separata rader för respektive val.
   3. Specificerat på sätter en rubrik ovanför respektive rad med valt begrepp.
   4. Specificerat per datum specificerar datumen då arbeten utförts.
   5. Specificerat per försäljningspris innebär att försäljningspriset per timme visas på raderna.
   6. Delsummor skapar en delsummeringsrad för det begrepp som valts i "Specificerat på".
   7. Text delsummor anger vilken text som ska visas för delsumman.
   8. Spara inställningar medför att de val du gjort sparas till nästa fakturering.
4. Klicka på Ok.

Så överförs tid till fakturarader

På liknande sätt som du överför tiden till fakturan kan du även överföra medarbetares utlägg, milersättning och fakturerade kostnader till fakturan.

1. Klicka på Överför kostnader/mil.
   1. Markera de kostnadsposter som ska faktureras.
   2. Kryssa för rutan för att överföra kostnads- och tidsposterna till fakturan.
   3. Klicka på Överför kostnader.

1. Välj radstruktur för fakturan
   1. Konsoliderat på en rad sammanför samtliga tidrapporter på en rad utan specifiktion av antal timmar eller pris per enhet.
   2. En rad per kostnadstyp delar upp fakturan med separata rader för varje kostnadstyp.
   3. Specificerat delar upp fakturan med separata rader för varje kostnadsregistrering.
   4. Visa datum specificerar datumen då kostnaderna bokförts.
   5. Delsummor skapar en delsummeringsrad för det begrepp som valts i "Specificerat på".
   6. Text delsummor anger vilken text som ska visas för delsumman.
   7. Spara inställningar medför att de val du gjort sparas till nästa fakturering.
2. Klicka på Ok.

När du överför tid eller kostnader till fakturan finns möjlighet att kvitta timmarna eller kostnaderna.

Vid kvittning så tas posterna bort ur faktureringsunderlaget men ligger kvar kostnadsmässigt i projektet. Observera att du inte kan ångra en kvittning av tid eller kostnader.

Det står dig fritt att ändra fakturan med avseende på text, pris eller antal. Systemet håller ändå reda på vilket tid som redovisats i tidredovisningen och vad av den som blev fakturerad. Differenserna visas bland annat i projektkortet.

När all tid och alla kostnader som skall vara med på fakturan överförts kan du bokföra och skicka fakturan till kund.

Försäljningen av tid, kostnader och/eller körsträcka har nu bokförts i huvudboken på grundval av de artikelgrupper som artiklarna som valdes ovan.

Efter att en faktura bokförts mot projekt återfinns den i bland annat projektkortet eller fakturaarkivet. Där kan du söka på projektnummer, kundnummer, projektnamn och liknande.

När du hittat din faktura kan du klicka på Grund. Där visas samtliga tidrapporter eller kostnader som fakturan omfattar oavsett vilken detaljnivå fakturan skapats på.

Till toppen av sidan