Detta avsnitt avser beskriva hur en typisk installation av e-conomic ofta genomförs. Genomgången förutsätter ett antal parametrar enligt följande:

• Arbeten som utförs intäktsförs vid fakturering.
• Ett separat lönesystem hanterar milersättning och lönebokföring
• Arbetstidkostnaden som visas i projekten räknas fram som en schablon

Guiden omfattar 7 Steg och när du genomfört dem är modulen klar att användas för samtliga medarbetare.

I guiden anges ett antal kontonummer. Dessa syftar bara till att ge en fingervisning om vilken slags konto som kan vara rimligt att använda och utgår från baskontoplanen. I fråga om vilket konto som är lämpligt att använda i enskilda fall bör du rådfråga en revisor.

Samtliga register som berörs i guiden består av dels en grupp och dels själva registret. I guiden beskrivs grupperna och registren gemensamt. Behöver du mer detaljerad information om samtliga fält i en grupp eller ett register ges hänvisningar till den fullständiga informationen.

Kundregistret påverkas inte på något speciellt sätt av att projekt och tidmodulen är driftssatt. Därför finns det inga särskilda hänsyn att ta utan importera kundregistret som vanligt eller lägg in posterna manuellt.

För att kunna fakturera tid och kostnader som genereras via projektmodulen behöver du två artiklar kopplade till två olika artikelgrupper.

Börja med att lägga upp artikelgrupperna. Grupperna ska ges nummer, namn och Konto, pågående momspliktigt / momsbefriat.

Du kan exempelvis skapa grupperna såhär:

Kontona syftar bara till att ge en fingervisning om vilken slags konto som kan vara rimligt att använda och utgår från baskontoplanen. I fråga om vilket konto som är lämpligt att använda i enskilda fall bör du rådfråga en revisor.

När du skapat artikelgrupperna lägger du upp två artiklar som du knyter till respektive grupp. Artiklarna behöver ett nummer, ett namn och eventuellt en enhet som exempelvis tim (timmar).

Du behöver inte använda flera artiklar för att få statistik på olika slags arbeten - det får du ändå genom aktivitetsregistret som beskrivs i nästa steg.

Aktiviteter är olika typer av tid som läggs ner i projekt eller i övrigt. Många företag använder e-conomics projektmodul även för att redovisa frånvarotid som sjukdom, VAB, semester och liknande. För att få till det behövs olika tre olika aktivitetsgrupper. Du lägger upp dem med nummer, namn och typ och lämnar övriga fält tomma.

Du kan exempelvis skapa grupperna såhär:

När du skapat aktivitetsgrupperna lägger du upp dina aktiviteter som du knyter till respektive grupp. Aktiviteterna är vad som möter tidsregistreraren vid tidredovisning, därför bör du tänka på att göra strukturen lättöverblickbar och enkel att förstå:

• Var inte för detaljerad, någonstans mellan 5 och 25 aktivitetskoder brukar räcka
• Använd en lättbegriplig numrering
• Använd inga "slask-aktiviteter", som "övrigt" eller liknande - då kommer den mesta tiden hamna i "slask-aktiviteten".
  

Du fyller i aktiviteterna med nummer, namn, grupp och säljpris före. Resterande fält lämnar du tomma. Säljpris före skall fyllas i med det högsta försäljningspris som ett arbete av specificerad typ debiteras. Om det finns undantag från den debiteringen kan man göra en projektspecific prislista för just det projektet.

Du kan exempelvis skapa aktiviteterna såhär:

Kostnader är en struktur som i linje med aktiviteter möter medarbetaren vid registrering av egna utlägg, men de används även för kontering av leverantörsfakturor med projektanknytning.

Använder du många olika kostnadskonton i projekten kan strukturen bli lite rörig - fundera i så fall på om du kan minimera antalet.

Kostnaderna byggs upp med grupper som styr själva kontot och vidarefakturering, samt kostnader som styr momshantering. Lägg upp kostnadsgrupper med samtliga fält - konto avslutat kan vara samma som konto löpande.

Du kan exempelvis skapa grupperna såhär:

Kontona syftar bara till att ge en fingervisning om vilken slags konto som kan vara rimligt att använda och utgår från baskontoplanen. I fråga om vilket konto som är lämpligt att använda i enskilda fall bör du rådfråga en revisor.

När du nu har kostnadsgrupperna på plats med kontering så lägger du upp själva kostnaderna. Precis som med aktiviteterna försöker vi hålla ner antalet så gott det går utan att ge avkall på statistiken. Allt för att göra det så enkelt som möjligt för den som skall mata in utläggen.

Skapa kostnader för de vanliga utläggstyperna och styr resten mot "övrigt". Kan du hålla dig under 20 så är det bra.

Lägg upp kostnaderna med angivande av samtliga fält.

Milersättning fyller du i med kostpris sats före, och försäljningspris sats före. Markera inte "Visa i bokföring" eftersom huvudbokstransaktionerna för milersättning kommer att genereras via lönesystemet.

Viktigt att tänka på är att fylla i kostpriset inklusive arbetsgivaravgift på eventuell skattepliktig milersättning.

Medarbetarregistret är precis som övriga register indelat i grupper. Här har dock inte gruppbegreppet någon annan funktion än ren statistik. Därför rekommenderar vi att du inledningsvis lägger in en grupp. Du kan ge den nummer 1 och benämna den "Anställda".

Efter att du skapat medarbetargruppen är det så dags att mata in dina medarbetare. Här måste du vara lite mer detaljerad och lägga in nummer, namn, grupp, försäljningspris före, kostpris före, typ, kan godkänna, kan fakturera, initialer, epost och lösenord.

Det är vanligt att man låter tidsregistranter godkänna sin egen tid. Därför föreslår vi att du lägger upp dem så - du kommer ändå att kunna göra fakturaavvikelser vid fakturering. Du väljer själv vilka av projektledarna som även har rätt att fakturera.

Observera att när du lägger in en medarbetare av typ tidsregistrerare eller projektledare så skapas även en användare. Har du redan lagt upp medarbetaren som användare - så bör du lägga upp den utan varken behörighet som projektledare eller tidsregistrerare utan lämna fältet blankt. När medarbetaren lagts upp går du till Inställningar > Avtal > Användare och kopplar samman medarbetaren med användaren. Därefter kan du slutligen gå tillbaka till medarbetaren och ge henne eller honom rätt behörighet.

Sist, men inte minst måste själva projekten läggas upp och vi börjar som vanligt med projektgrupper. Förslagsvis lägger du in tre grupper där du anger nummer, namn och typ.

Du kan exempelvis skapa grupperna såhär:

Då är vi så redo att lägga upp projekten. Fyll i nummer, namn, grupp, kund och ansvarig person. Många företag använder "intelligenta" projektnummer. Det avråder vi ifrån helt eftersom systemets sökfunktioner ändå kommer att kunna hitta i projektstrukturen.

I övrigt är det inga särskilda hänsyn att ta.

Har du genomfört alla momenten ovan är modulen färdig att använda. Kvar återstår att gå igenom modulen med respektive medarbetare. Var och ett av momenten som berör användarna beskrivs enligt följande:

• Tidregistrering
• Utläggsredovisning
• Registrering av milersättning

Till toppen av sidan